Polski biznes wciąż bardziej analogowy, niż cyfrowy
Pomimo dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych wiele średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce nadal boryka się z trudnościami związanymi z digitalizacją procesów zarządzania danymi. Z raportu PMR "Made in Poland 2024: Jak przebiega cyfrowa transformacja w średnich i dużych polskich przedsiębiorstwach "opracowanego na zlecenie firmy Comarch wynika, że aż 38 proc. firm nadal używa dokumentacji papierowej, co w znacznym stopniu ogranicza ich efektywność operacyjną i konkurencyjność na tle europejskim. Z czego wynika taki obraz sytuacji? Pochylamy się nad przyczynami tych opóźnień oraz nad głównymi obszarami, które wymagają modernizacji w polskich przedsiębiorstwach.
Analitycy PMR ustalili, że w 2024 roku nadal w wielu polskich przedsiębiorstwach – wspomniane 38 proc.! – ważne dokumenty przechowywane są nie w chmurze, lecz w segregatorze. W przypadku 58 proc. średnich i dużych firm dane produkcyjne do systemów IT są wpisywane ręcznie, a dla 17 proc. papier jest jedynym nośnikiem informacji na hali produkcyjnej .
Ustalenia PMR potwierdza inne badanie wykonane przez DESI na zlecenie Komisji Europejskiej, zgodnie z którym nasz kraj zajął 24. miejsce na 27 państw członkowskich Wspólnoty w Indeksie Gospodarki Cyfrowej i Społeczeństwa Cyfrowego (DESI), co sugeruje, że możemy mówić o pewnym opóźnieniu na polu adaptacji nowoczesnych rozwiązań cyfrowych w stosunku do większości krajów UE.
To niestety nie koniec – według danych Eurostatu tylko 6,8 proc. średnich polskich firm osiągnęło wysoki poziom cyfryzacji, podczas gdy średnia unijna wynosi 9,6 proc. Nieco lepiej jest wśród dużych przedsiębiorstw, gdzie wysokim poziomem digitalizacji może pochwalić się 22 proc. polskich firm. To jednak nadal poniżej średniej europejskiej wynoszącej 26,3 proc.
Czy nadrabiamy dystans do reszty Europy? Bynajmniej. W latach 2021-2023 wskaźnik cyfryzacji w Polsce podskoczył o 2 pp. dla średnich i 6 pp. dla dużych przedsiębiorstw, podczas gdy konkurencja w Europie jeszcze przyspieszyła – o odpowiednio 3,5 i 9,2 pp.
Tymczasem ustalenia największej na świecie firmy doradztwa strategicznego, McKinsey & Company, na które powołują się także autorzy raportu PMR, dowodzą, że wprowadzenie nawet bardzo prostych procesów automatyzacji, np. cyfrowego obiegu dokumentów, może poprawić wydajność przedsiębiorstwa nawet o 10-25 proc. (w zależności od branży). Wdrożenie bardziej złożonych systemów cyfrowych wywinduje te liczby jeszcze bardziej. Gra jest zatem warta świeczki.
Dobrym przykładem może być wprowadzenie automatycznego zarządzania magazynem, a tych przecież w Polsce nie brakuje. Nad Wisłą znajduje się łącznie 11 mln m² powierzchni magazynowej z przychodem rocznym tejże na poziomie 15 proc [1]. Polska jest zatem jednym z europejskich liderów pod tym względem i właśnie dlatego jest to jeden z sektorów, w których transformacja cyfrowa może przynieść przedsiębiorstwom największe korzyści operacyjne i finansowe.
Z badania PMR na zlecenie Comarch wynika, że jest to branża najbardziej skłonna do inwestycji w nowoczesne rozwiązania IT. 62 proc. firm z branży logistyka i dystrybucja zainwestowało w rozwiązania chmurowe. To wynik powyżej średniej, która dla średnich i dużych polskich firm wynosi 50 proc. Firmy z branży logistycznej również najczęściej decydują się na cyfrowy obieg dokumentów. 66 proc. z nich wybiera takie rozwiązanie, podczas gdy średnia dla wszystkich branż wynosi 49 proc.
Pełna cyfryzacja magazynów, która obejmuje integrację systemów ERP, planowanie i optymalizację zapasów magazynowych, lokalizację towarów w magazynie czy weryfikację obciążenia oraz rankingu magazynierów pozwoliłaby na lepsze zarządzanie zasobami, prognozowanie popytu oraz szybsze reagowanie na zmiany w zapotrzebowaniu. Jest zatem znaczące pole do poprawy. A przecież to tylko pojedynczy przykład!
58 proc. średnich i dużych polskich firm wciąż wpisuje dane produkcyjne do systemów IT ręcznie – wiemy to dzięki raportowi PMR.
Transformację cyfrową w Polsce wstrzymuje brak kadr. Tego zdania jest 34 proc. menedżerów IT, którzy wzięli udział w badaniu PMR.
Cyfryzacja w toku
Czy wszystkie powyżej przytoczone liczby świadczą o tym, że polscy przedsiębiorcy z sektora średnich i dużych firm nie widzą w digitalizacji skutecznego narzędzia do podnoszenia konkurencyjności na rynku?
Przeciwnie – zgodnie z informacjami zawartymi w raporcie PMR bardzo duża część przebadanych organizacji dostrzega potrzebę wdrożenia precyzyjnie określonych procesów związanych z cyfryzacją.
Najczęściej wskazywano na cyfrowy obieg dokumentów (68 proc.), automatyzację i integrację procesów biznesowych (67 proc.) oraz poprawę efektywności i produktywności pracowników (55 proc.).
Widać zatem, że "cyfrowa transformacja" nie jest tylko i wyłącznie hasłem marketingowym, lecz realną potrzebą w codziennym funkcjonowaniu biznesu. Cieszy też fakt, że tylko 6 proc. respondentów nie spotkała się wcześniej z tym pojęciem.
Skąd w takim razie bierze się różnica pomiędzy rzeczywistym poziomem digitalizacji procesów w przedsiębiorstwach a deklaracjami? Zdaniem Pawła Olszynki, jednego z autorów raportu i analityka rynkowego z olbrzymim doświadczeniem, duża w tym zasługa utrwalonych nawyków biznesowych.
- Owszem, firmy używają systemów ERP, ale często na równi z najprostszymi arkuszami kalkulacyjnymi i kartką papieru. Mówimy tu o średnich i dużych firmach produkcyjnych w roku 2024. Jest tu ogromne pole do automatyzacji chociażby wprowadzania danych do systemu, nie mówiąc już o czymś bardziej zaawansowanym. Dlaczego tak jest? Przede wszystkim są to przyzwyczajenia firm. To często są duże przedsiębiorstwa, mają swój bagaż doświadczeń, więc w efekcie powstaje niechęć do podejmowania ryzyka. Obawa przed zmianą – tłumaczy specjalista.
Bardzo powszechny jest też strach przed cyberzagrożeniami, choć nieco źle rozumiany. - Jeśli pojawiają się cyfrowe rozwiązania, to w ślad za nimi podążają także cyfrowe zagrożenia i to działa na wyobraźnię przedsiębiorców. Część firm postrzega domenę bezpieczeństwa danych w taki sposób, że im będzie prościej skonstruowana, tym większa szansa, że nie padną ofiarą ataku – że ktoś będzie zaraz żądał okupu, wyciekną informacje, że nad głową pojawi się inspektor danych osobowych. Takie sytuacje zdarzają się bardzo często, co chwilę o nich słyszymy. Firmy działają w sieci, stawiają na e-commerce, rozwijają cyfrowe narzędzia, ale jednak pojawia się wtedy wątek zadbania o bezpieczeństwo danych – dodaje ekspert PMR.
Trzecim, lecz wcale nie najmniej istotnym czynnikiem limitującym ogólny poziom digitalizacji polskiego biznesu, są dość duże koszty wpisane w ten proces. - Ten argument pojawia się prawie zawsze. Przedsiębiorcy często mawiają: "To na pewno nie będzie tanie, pojawi się sporo kosztów ukrytych". Ponadto bardzo często wdrożenie cyfrowych systemów wymaga gruntownej reorganizacji firmy. Gdy dotkniemy jednej rzeczy, może się okazać, że trzeba będzie zmienić i kilka innych, bo to są naczynia połączone, i w efekcie jest to bardzo głęboka zmiana – wyjaśnia Paweł Olszynka.
Wszystkie powyższe opinie znajdują odzwierciedlenie w twardych liczbach – 50 proc. respondentów badania wymieniło cyberbezpieczeństwo jako największe wyzwanie cyfrowej transformacji. Na kolejnym miejscu uplasowała się integracja systemów już funkcjonujących z nowymi, a podium przeszkód zamyka – z 36 proc. wynikiem – strach o koszty.
Aż 38 proc. dużych i średnich przedsiębiorstw w Polsce przesyła i przechowuje dokumenty w formie papierowej.
Dla 48 proc. firm największą przeszkodą we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych jest opór ludzi/użytkowników systemu.
Czy dogonimy Europę?
Oglądanie pleców konkurencji nie jest przyjemne w sporcie, ale to w biznesie potrafi być szczególnie zabójcze. Dlatego nadrobienie zaległości w transformacji cyfrowej polskich przedsiębiorstw względem zagranicy jest tematem absolutnie kluczowym. Co powinno się zrobić, żeby dogonić czołówkę lub wręcz pojawić się w awangardzie zmian?
Odpowiedzią na to pytanie może być próba odgórnej mobilizacji polskich firm do szybszej digitalizacji. Odgórnej, czyli rządowej. Taką próbą jest chociażby inicjatywa Ministerstwa Finansów w postaci wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Celem KSeF, obok oczywistego uszczelnienia systemu podatkowego, jest wzrost bezpieczeństwa transakcji. Będzie to możliwe poprzez rewolucję cyfrową, dzięki której faktury papierowe praktycznie znikną z obiegu.
System ten docelowo ma umożliwiać wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formie cyfrowej. Został uruchomiony w Polsce w styczniu 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 roku miał stać się rozwiązaniem obligatoryjnym dla wszystkich podatników VAT.
KSeF działa jako centralna platforma, do której podatnicy przesyłają faktury ustrukturyzowane (w formacie XML) bezpośrednio po ich wystawieniu. Każda faktura trafiająca do systemu zostaje automatycznie przypisana do bazy danych Ministerstwa Finansów, gdzie jest archiwizowana przez okres minimum 10 lat. Dzięki temu podatnik ma możliwość pobierania i przeglądania dokumentów w dowolnym momencie, bez konieczności przechowywania ich w swojej firmie.
Ostatecznie jednak obowiązkowe wprowadzenie KSeF przesunięto na 1 lipca 2026 roku. Powodem opóźnienia była potrzeby lepszego dostosowania systemów wewnętrznych przedsiębiorstw do wymogów KSeF oraz umożliwienie integracji z systemami ERP i księgowymi. Nowy termin ma także dać firmom czas na przeszkolenie pracowników i wdrożenie procedur związanych z obsługą rządowej platformy.
Czy odgórna próba zmobilizowania przedsiębiorstw do tak skomplikowanych zmian organizacyjnych, technologicznych i biznesowych ma sens? Jak widać na powyższym przykładzie, opór jest duży. Jednak zdaniem ekspertów to dobra droga.
- Oczywiście nie może się to dziać z dnia na dzień. Trzeba ustalić odpowiednią perspektywę i się jej trzymać. Najgorsze, co się może wydarzyć w kontekście takich regulacji, to przekładanie terminu po raz drugi, trzeci, bo przedsiębiorstwa nie podchodzą wówczas do sprawy poważnie – kończy ten wątek analityk.
Więcej szczegółów i danych dotyczących stanu cyfryzacji w polskich firmach z raportu PMR i Comarch znajdziesz w tym miejscu.
[1] https://tinyurl.com/eyzuv4n5
